Consejos útiles para sustituir al Secretario Administrador en una comunidad de propietarios
El Cambio del Secretario Administrador, una tarea posible. Muchos copropietarios tienen la creencia que el Secretario Administrador que les tocó en suerte es igual que el nombre de sus padres, algo inmutable. Y nada más alejado de la realidad, las comunidades de propietarios pueden cambiar de administrador cuando lo deseen si este último ha perdido la confianza de los vecinos.
Hay dos modos de hacerlo, o bien se espera a la fecha de la Junta de propietarios ordinaria que se celebra cada año y donde uno de sus puntos del orden del día es la elección o renovación de cargos; o bien por medio de una Junta de propietarios extraordinaria se puede tratar el punto del cese del actual secretario administrador de la Comunidad.
Nos centraremos en la última posibilidad, la Junta Extraordinaria, para que ésta se pueda celebrar la tendrá que convocar el Presidente o en su defecto por al menos el 25% de los propietarios que a su vez representen no menos del 25% de las cuotas de participación. La convocatoria deberá ser publicitada con el tiempo suficiente para el general conocimiento de todos los propietarios, para ello en la medida de que nos sea posible se le comunicará personalmente la convocatoria a todos los propietarios (correo electrónico o postal) y a la vez se publicará en el tablón de anuncios o espacio en la Comunidad que sea de amplio tránsito (ascensor, entrada, puerta de acceso, junto a los buzones,…).
Una vez que ya hemos procedido convocar a la Junta de propietarios con carácter extraordinario, procederemos a la realización de la misma el día y a la hora señalada. Debemos advertir que a esta Junta de Propietarios no se suele invitar al Secretario administrador que se pretende cesar, así lo primero que habrá que hacer será nombrar a un Secretario para que levante acta de los acuerdos adoptados en la Junta.
Una vez finalizada la Junta Extraordinaria de propietarios, el Secretario designado levantará acta que firmará junto con el Presidente de la Comunidad, y que inmediatamente será remitida al conjunto de propietarios e incorporada al Libro de Actas tan pronto como resultase posible.
Si la Junta de Propietarios adoptó el acuerdo de cesar al Secretario Administrador, el Presidente comunicará a la mayor brevedad este extremo al implicado mediante un medio que quede constancia de la comunicación, en dicha comunicación también deberemos aprovechar para solicitar al anterior Secretario Administrador que entregue al Presidente toda la documentación de la Comunidad en el menor espacio de tiempo; dicha documentación necesariamente debe incluir: Libro de Actas, Libro de Cuentas (si lo tuviera), estado de las cuentas bancarias, contratos en vigor y contratos celebrados con anterioridad, facturas y cualquier otra documentación que pudiera estar en poder del anterior Secretario.
Si el cesado se negase a hacer entrega de la documentación de la Comunidad, ésta no tendrá más remedio que reclamar judicialmente la entrega de la misma, bien por la vía penal (vía más recomendable) bien por la civil. Por otra parte el administrador cesado, si el cese no estuviera fundado en una justa causa, podría reclamar a la Comunidad el pago de honorarios por el tiempo que faltare hasta la conclusión de su encargo, ahora bien la Comunidad tendrá que ver cómo ha venido abonando los honorarios hasta la fecha, así si los mismos se venían satisfaciendo mensualmente será el abono de una mensualidad lo que debería de abonar, si por el contrario los honorarios se pagaban trimestralmente se deberá de abonar hasta lo que restase para finalizar el trimestre.
Así que ya sabéis que el cambio de Secretario Administrador es más que posible y esperamos que con este sencillo post hayan quedado resueltas muchas dudas.